Política de privacidade

Versão: 1.1
Data da última atualização: Agosto de 2025
Próxima revisão prevista: agosto de 2026 ou em caso de mudança legal, técnica ou organizacional relevante.

Introdução

A Imperial Imóveis, empresa de pequeno porte com atuação consolidada na gestão de imóveis para locação e venda, tem como um de seus pilares institucionais o respeito à privacidade e à proteção de dados pessoais. Atuando como controladora de dados, nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD – Lei nº 13.709/2018), a empresa reconhece a sensibilidade das informações que trata diariamente e assume o compromisso firme de zelar pela segurança, confidencialidade e uso legítimo dessas informações em todas as suas operações.

A Imperial Imóveis adota padrões de governança em proteção de dados, alinhando-se às boas práticas de mercado, aos requisitos da ISO/IEC 27001 e às orientações da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). Nesse contexto, a empresa aplica, de forma proporcional ao seu porte, os critérios definidos na Resolução CD/ANPD nº 2, de 27 de janeiro de 2022, que prevê tratamento diferenciado para microempresas, empresas de pequeno porte e startups.

Este tratamento diferenciado, contudo, não reduz o grau de responsabilidade da Imperial Imóveis perante seus clientes, parceiros e titulares de dados. Ao contrário, reforça sua postura ética, transparente e comprometida com a conformidade, com a adoção de medidas técnicas, administrativas e organizacionais adequadas para garantir que os dados pessoais sob sua guarda sejam tratados com segurança, finalidade legítima e respeito aos direitos dos titulares.

A Imperial entende que a privacidade é um direito fundamental e, por isso, mantém seu Sistema de Governança em Privacidade de dados pessoais ativo, revisado e continuamente aperfeiçoado, como parte essencial de sua atuação no mercado imobiliário.

IMPERIAL IMÓVEIS – COMPROMISSO COM A SEGURANÇA E PRIVACIDADE DOS SEUS DADOS.

 

Coleta e Tipos de Dados Pessoais

A Imperial Imóveis, no exercício de suas atividades como administradora de imóveis para fins de locação e venda, coleta e trata dados pessoais com fundamento em obrigações contratuais, legais e regulatórias, bem como para a execução de procedimentos preliminares à formalização de contratos, análise de crédito e relacionamento com clientes, conforme previsto na LGPD.

Os dados são coletados diretamente dos titulares, de fiadores ou por meio de terceiros autorizados, em ambiente seguro e com finalidades previamente definidas, observando-se os princípios da necessidade, adequação, finalidade e transparência.

As principais categorias de dados tratados incluem:

• Dados Cadastrais: Nome completo, CPF, RG, nacionalidade, naturalidade, data de nascimento, estado civil, profissão, endereço completo, telefone residencial/comercial/celular, e-mail.
• Dados Financeiros: Banco, agência, tipo de conta (corrente ou poupança), chave PIX.
• Dados de Imóveis: Informações sobre imóveis alugados/vendidos, informações técnicas e operacionais de imóveis sob administração, tais como endereço completo, descrição predial, status contratual (alugado, disponível, rescindido), informações de consumo e dados para comunicação com concessionárias de serviços públicos.
• Dados de Locação: Fichas cadastrais, comprovantes de renda, comprovantes de residência, declarações e históricos financeiros utilizados para análise de crédito, além dos próprios contratos assinados.
• Dados Sensíveis: Quando aplicável, conforme previsto na LGPD, tratados com segurança reforçada. 

Todos os dados são tratados em ambiente seguro, com acesso restrito a profissionais autorizados, e armazenados conforme as diretrizes descritas na Política de Segurança da Informação e Backup da Imperial Imóveis.

 

Finalidade do Tratamento de Dados Pessoais

A Imperial Imóveis realiza o tratamento de dados pessoais exclusivamente para finalidades legítimas, específicas e informadas, em conformidade com os princípios da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). As finalidades decorrem diretamente da atuação da empresa como controladora de imóveis residenciais e comerciais para fins de locação e venda, compreendendo:

1. Gestão contratual e operacional da locação de imóveis

• Cadastro de clientes, locatários, fiadores e representantes legais;
• Análise de crédito e verificação de capacidade locatícia;
• Elaboração, assinatura, renovação e rescisão de contratos;
• Controle de garantias locatícias (ex.: caução, seguro-fiança, fiador);
• Emissão de boletos, recibos e repasses aos proprietários;
• Atendimento a cláusulas contratuais, fiscalizações e vistorias.

2. Execução de obrigações legais e regulatórias

• Atendimento à legislação civil, fiscal, contábil e consumerista;
• Cumprimento de prazos de guarda documental;
• Prestação de informações a autoridades públicas, quando legalmente exigido;
• Atendimento a notificações judiciais ou extrajudiciais.

3. Comunicação com partes envolvidas na administração do imóvel

• Contato com locadores, locatários, fiadores e prestadores de serviço;
• Envio de notificações, informativos, comunicados, avisos de vencimento e reajustes;
• Gestão da titularidade de contas junto a concessionárias públicas (água, energia, gás etc.);
• Relacionamento com administradoras de condomínio, síndicos e cartórios.

4. Atendimento ao cliente e suporte institucional

• Abertura e acompanhamento de solicitações administrativas;
• Respostas a dúvidas, solicitações de documentos e tratativas pós-locação;
• Atualização cadastral e manutenção da base de clientes. 

5. Gestão de seguros, vistorias e responsabilidades sobre o imóvel

• Registro, monitoramento e arquivamento de laudos de vistoria (entrada, permanência e saída);
• Comunicação com seguradoras para ativação de apólices;
• Formalização da entrega de chaves, identificação de danos ou inadimplências. 

6. Prevenção à fraude, segurança e conformidade

• Verificação de autenticidade documental;
• Investigação de incidentes internos ou externos que envolvam dados pessoais;
• Registro e resposta a incidentes de segurança da informação, conforme política vigente. 

7.Cartórios e registros imobiliários para autenticação de contratos e averbações.

8.Administradoras de condomínios para comunicação de locações e ocupações.

 

Compartilhamento de Dados

A Imperial Imóveis, na condição de controladora de dados pessoais, compartilha informações de forma seletiva, proporcional e segura, sempre com fundamento legal, contratual ou mediante consentimento do titular, conforme previsto na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD – Lei nº 13.709/2018).

O compartilhamento ocorre estritamente para fins relacionados à execução dos contratos de locação e venda, cumprimento de obrigações legais e suporte operacional à administração dos imóveis, e envolve os seguintes destinatários e contextos: 

1. Órgãos Públicos e Autoridades

• Receita Federal, Prefeitura Municipal, Cartórios de Registro de Imóveis e Poder Judiciário, para cumprimento de obrigações legais, registros, autenticações e resposta a ordens judiciais ou administrativas;
• Autoridades fiscais e regulatórias, mediante solicitação formal. 

2. Instituições Financeiras e Seguradoras

• Bancos responsáveis por processar repasses aos proprietários, devoluções de valores, cauções ou cobranças;
• Seguradoras e corretoras de seguro locatício, para viabilizar a emissão e o acompanhamento de apólices de garantia (ex.: seguro-fiança), mediante solicitação expressa do locatário ou locador. 

3. Concessionárias de Serviços Públicos

• Empresas de fornecimento de água, energia elétrica, gás ou coleta de resíduos, para fins de alteração da titularidade, emissão de boletos e regularização contratual dos imóveis sob gestão. 

4. Prestadores de Serviços Terceirizados

• Empresas e profissionais responsáveis por vistorias, manutenções, obras, consertos, limpeza ou serviços emergenciais, aos quais podem ser compartilhadas informações estritamente necessárias à execução do serviço solicitado (nome, telefone, endereço do imóvel, etc.);
• O compartilhamento com tais prestadores é controlado e monitorado, com cláusulas de sigilo e proteção de dados incluídas nos contratos ou termos operacionais. 

5. Administradoras de Condomínios e Síndicos

• Para viabilizar a comunicação sobre locações e ocupações, registro de condôminos, cobrança de taxas ordinárias e prestação de contas relacionada ao imóvel. 

6. Operadores de Tecnologia e Plataformas Digitais

• Provedores de nuvem, sistemas de gestão documental, controle financeiro, envio de comunicações eletrônicas, CRM e armazenamento de backup, todos contratualmente vinculados e sujeitos a obrigações de confidencialidade, segurança da informação e não reutilização dos dados. 

7. Corretores e Intermediadores de Locação e venda

• Quando houver atuação conjunta na intermediação de imóveis, são compartilhadas informações mínimas e indispensáveis à execução do processo de locação, mediante autorização dos envolvidos.

Importante: A Imperial Imóveis não comercializa dados pessoais, nem realiza qualquer forma de compartilhamento indiscriminado ou desproporcional. Todos os terceiros envolvidos atuam como operadores ou corresponsáveis, devidamente contratados, e orientados segundo os padrões da Política de Segurança da Informação e Backup vigente, de uso interno.

Caso o titular deseje obter informações sobre os terceiros com quem seus dados foram compartilhados, poderá fazer essa solicitação por meio do canal oficial: privacidade@imperialimoveis.com.br.

 

Armazenamento e Segurança dos Dados

A Imperial Imóveis adota medidas técnicas e administrativas compatíveis com seu porte e com o volume de dados tratados, a fim de garantir a confidencialidade, integridade, disponibilidade e rastreabilidade das informações pessoais sob sua responsabilidade, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), com a Resolução CD/ANPD nº 2/2022 e com as melhores práticas de governança informacional.

1. Armazenamento Digital em Nuvem Segura

Os dados pessoais são armazenados no ambiente corporativo da empresa, hospedado na plataforma Google Workspace – Drive, com os seguintes recursos nativos de segurança habilitados:

• Criptografia em trânsito (TLS) e em repouso (AES-256);
• Controle individualizado de acesso por credenciais corporativas;
• Versionamento de arquivos e histórico de alterações;
• Monitoramento de compartilhamentos e movimentações;
• Retenção automatizada de e-mails e documentos críticos.

Além disso, a Imperial Imóveis realiza backups periódicos em mídia externa criptografada (HD externo), conforme definido em sua Política de Segurança da Informação e Backup. 

2. Armazenamento de Documentos Físicos

Em complemento ao ambiente digital, documentos em papel – como contratos, vistorias, fichas cadastrais e protocolos assinados – são armazenados em local controlado, com acesso restrito e organizado por grau de sensibilidade. O ambiente físico possui normas de guarda, proteção contra extravio e critérios claros de retenção e descarte. 

3. Segurança Operacional e Controle de Acesso

• O acesso às informações pessoais é restrito apenas a colaboradores e prestadores autorizados, com base na necessidade da função;
• Todos os usuários são orientados a manter sigilo e utilizar os dados somente para as finalidades específicas da operação;
• Contas de acesso são desativadas imediatamente após desligamento de colaboradores ou encerramento contratual de terceiros. 

4. Prevenção de Incidentes e Continuidade

A Imperial Imóveis reconhece que a segurança da informação vai além da guarda dos dados e compreende ações contínuas de prevenção, detecção e resposta a incidentes, mesmo considerando seu porte empresarial. Por isso, adota medidas técnicas e organizacionais adequadas para mitigar riscos operacionais, jurídicos e reputacionais, reforçando sua resiliência digital e responsabilidade no tratamento de dados pessoais.

As práticas de prevenção e continuidade incluem:

• Monitoramento manual periódico de compartilhamentos e acessos suspeitos;
• Auditoria de movimentações no Google Drive, com rastreamento de histórico de edições, exclusões e acessos por parte de usuários internos ou externos autorizados;
• Revisão semestral das permissões de acesso, conduzida pelo técnico responsável com validação da Gerência Administrativa;
• Recuperação de versões anteriores de documentos, em casos de exclusão acidental, erro de processamento ou necessidade de auditoria;
• Validação periódica da integridade de backups, com registro de cópias e controle da mídia externa utilizada;
• Retenção de dados conforme prazos legais e descarte seguro ao término, com registro formal de eliminação.

Estas ações compõem o sistema de governança informacional da Imperial Imóveis, que atua proativamente para evitar violações, proteger os direitos dos titulares e manter a continuidade dos serviços com responsabilidade e conformidade legal.

 

Retenção e Eliminação de Dados

A Imperial Imóveis adota critérios claros e proporcionais para a retenção e eliminação de dados pessoais, observando a finalidade do tratamento, os prazos legais obrigatórios e os riscos envolvidos na guarda ou descarte das informações, conforme previsto na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD – Lei nº 13.709/2018).

Como controladora de dados pessoais, a empresa mantém registros organizados, atualizados e monitorados, tanto em meio físico quanto digital, seguindo as diretrizes da Política de Segurança da Informação e Backup institucional.

1. Prazos de Retenção por Categoria

Os dados pessoais tratados no contexto da administração imobiliária são armazenados apenas pelo tempo necessário ao cumprimento de suas finalidades específicas ou pelo período exigido por lei, conforme a seguir:

• Documentação cadastral de locatários, proprietários e fiadores: até 5 (cinco) anos após o término do contrato de locação ou da relação comercial, salvo existência de pendência jurídica ou contratual;
• Contratos, aditivos e laudos de vistoria: 5 anos após o encerramento da locação ou entrega das chaves;
• Documentos financeiros e fiscais (ex: boletos, comprovantes de repasse, relatórios contábeis): até 10 anos, em conformidade com obrigações legais tributárias;
• Dados sensíveis tratados com base em consentimento ou finalidade específica (ex: atestados de saúde, dados de dependentes, situação de vulnerabilidade): eliminados imediatamente após o cumprimento da finalidade;
• Registros de atendimento, comunicações com clientes e ocorrências operacionais: retidos por até 5 anos após o último contato relevante.

 Eliminação Segura e Rastreável

Encerrado o prazo de retenção e verificada a ausência de fundamentos legais para conservação adicional, os dados são definitivamente eliminados com base nos seguintes critérios:

• Meio digital (Google Drive): exclusão permanente dos arquivos, com remoção da lixeira, do histórico de versões e dos registros de backup, conforme procedimentos da política de segurança;
• Meio físico: destruição de documentos impressos por fragmentação ou método equivalente, com registro do descarte em livro ou planilha de controle;
• Mídias externas (HD externo): deleção criptograficamente segura dos arquivos e, quando necessário, substituição ou inutilização da mídia utilizada.

Todos os processos de descarte seguem práticas seguras e, sempre que viável, são formalmente registrados com data, responsável e categoria documental envolvida, garantindo a rastreabilidade exigida para fins de auditoria e conformidade.

 Pedidos de Eliminação pelos Titulares

Eventuais solicitações de eliminação de dados por parte dos titulares serão analisadas com base no artigo 18, inciso VI da LGPD, respeitando:

• As exceções legais para guarda obrigatória (ex: obrigações fiscais, defesa em processos judiciais, cumprimento contratual);
• A análise da viabilidade técnica e jurídica da exclusão;
• A resposta formal ao titular, informando o resultado da solicitação e, se aplicável, os fundamentos legais para a retenção.

Direitos dos Titulares de Dados

A Imperial Imóveis reconhece que a proteção da privacidade vai além do cumprimento normativo — é um compromisso com a transparência, o respeito e a confiança depositada pelos seus clientes, parceiros, locatários e fiadores. Por isso, garante o exercício integral dos direitos previstos na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD – Lei nº 13.709/2018) a todos os titulares cujos dados estejam sob sua guarda.

Os titulares poderão, a qualquer tempo e de forma gratuita, exercer os seguintes direitos:

Direito Garantido	Descrição
Confirmação da existência de tratamento	Permite verificar se a Imperial realiza o tratamento de dados pessoais do solicitante.
Acesso aos dados	Possibilita conhecer quais dados pessoais são tratados, em qual contexto, e com que finalidade.
Correção de dados	Autoriza a atualização ou correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
Anonimização, bloqueio ou eliminação	Permite o bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a LGPD.
Portabilidade dos dados	Garante a transferência dos dados pessoais a outro fornecedor de serviços ou produtos, mediante requisição e viabilidade técnica.
Eliminação dos dados tratados com base no consentimento	Assegura a exclusão de dados cujo tratamento se fundamente apenas em consentimento, salvo hipóteses legais de retenção.
Informações sobre compartilhamento	Permite conhecer os terceiros com os quais os dados foram compartilhados, e a finalidade de tal compartilhamento.
Revogação do consentimento	Possibilita retirar o consentimento previamente concedido, com efeitos para os tratamentos futuros.
Oposição ao tratamento	Permite ao titular contestar o tratamento realizado com base em interesse legítimo, caso identifique violação a seus direitos.

 Importante: Nem todos os direitos são absolutos. A Imperial Imóveis poderá reter dados nos casos em que houver obrigação legal, exercício regular de direitos em processo judicial ou cumprimento de contrato vigente.

 Como exercer seus direitos: O titular poderá entrar em contato com a Imperial Imóveis pelo canal exclusivo de atendimento à proteção de dados pessoais:

E-mail: privacidade@imperialimoveis.com.br

Todos os pedidos serão analisados com responsabilidade e respondidos dentro dos prazos legais, com eventual solicitação de comprovação de identidade para garantir a segurança da informação.

 

Atualizações da Política de Privacidade

 A Imperial Imóveis poderá revisar e atualizar esta Política de Privacidade sempre que necessário, seja em razão de:

• alterações na legislação aplicável, especialmente em relação à LGPD e às regulamentações da ANPD;
• mudanças nos serviços prestados, processos internos ou tecnologias utilizadas;
• aprimoramento das medidas de segurança da informação e governança de dados;
• recomendações de autoridades competentes ou boas práticas de mercado.

Qualquer alteração relevante será comunicada por meio dos canais oficiais da empresa, de forma clara e acessível, e passará a vigorar imediatamente após sua publicação, salvo disposição em contrário.

 

Canal Oficial de Atendimento – Proteção de Dados

Em cumprimento ao artigo 41 da LGPD e às boas práticas de governança previstas na Resolução CD/ANPD nº 2/2022, a Imperial Imóveis mantém canal institucional exclusivo para assuntos relacionados à proteção de dados pessoais, disponível para:

• envio de solicitações dos titulares de dados;
• esclarecimentos sobre esta Política ou sobre tratamentos realizados;
• exercício dos direitos previstos na LGPD;
• comunicação de incidentes ou suspeitas de uso indevido de dados pessoais;
• esclarecimentos a autoridades públicas, mediante requisição formal.

E-mail oficial: privacidade@imperialimoveis.com.br

Todo contato será tratado com sigilo, responsabilidade e rastreabilidade, conforme os critérios definidos nas políticas internas de segurança da informação.